Ⅴ 就業規則のマイナンバー関連規定

マイナンバー等、特定個人情報の取扱いは、企業にとって大変センシティブな事柄です。

就業規則等に必要な規定を置いて、しっかり労務管理を行いたいものです。

それでは、就業規則にどのようなことを定めるべきでしょうか。楠瀬労務管理オフィスが考える主要改定事項は次のとおりです。

就業規則の主要改定事項

1 採用手続

・ 採用内定者からあらかじめ個人番号を受け取れるように、「採用内定者」の位置づけを明確にします。(必要な会社のみ)

2 採用時の提出書類

・ 採用時に提出すべき書類としてマイナンバー関係の書類を盛り込みます。

3 個人番号の利用目的

・ 個人番号の利用目的は、就業規則以外の方法でも示せますが、その他の提出書類の利用目的と同様に就業規則に規定するのがベターです。

4 特定個人情報の保護

・ 会社や取引先の情報、個人情報の保護と同様に特定個人情報の保護に関する規定を盛り込みます。

・ また、特定個人情報取扱規程への委任規定を置くことも重要です。

5 教育訓練

・ その他の会社が行う教育訓練と同様に、特定個人情報等に関する訓練への参加義務を規定します。

6 懲戒事由

・ 悪質な特定個人情報保護義務違反は、懲戒解雇の対象にするなど会社の厳しい姿勢を打ち出しましょう。

・ 上記4の特定個人情報取扱規程への委任規定がここで効いてきます。

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