このページでは、マイナンバー制度、マイナンバーに係る業務内容と法規制、特定個人情報取扱規程作成義務の有無・内容、就業規則等の変更についてご説明します。

このページの記述対象は、中小規模事業者です。

従業員数１００人以下の企業の多くは、中小規模事業者に該当しますが、詳細は次の記事をご覧ください。

 → 中小規模事業者とは

１　マイナンバー制度（社会保障・税番号制度）とは

マイナンバー制度とは、住民票を有する個人に「個人番号」を、法人等には「法人番号」を行政機関等が管理している情報と突き合わせて効率的に情報管理するとともに、他の機関と情報を連携して活用できるようにする制度である。

その目的は、

①　行政運営の効率化を図る

②　行政分野における公正な給付と負担の確保を図る

③　行政等に対する申請、届出その他の手続きに対し、手続きの簡素化等の利便性を向上する

にある。

２　法の施行が事業主に及ぼす影響

①　行政機関等に提出する税や社会保障に関する書類に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載しなければならない書類が出てくる

②　このため、事業者は従業員等から、マイナンバーの提供を受け、マイナンバーを取り扱う必要が出てくる

③　これに伴い、事業者にはマイナンバー法に規定するマイナンバー利用上の遵守義務が生起する

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中小規模事業者は、大規模事業者や金融分野の事業者に比し、番号法の規制が緩やかになっています。

それでは、中小規模事業者とはどのような事業者をいうのかをここで確認してみましょう。

１　中小規模事業者とは

「中小規模事業者」とは、事業者のうち従業員の数が１００人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいう。

①  個人番号利用事務実施者

・　行政機関や健康保険事務組合等を指し、一般の企業は該当しない。

②  委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者

・　多くの企業は該当しない。
・　多くの企業にとっては、税理士や社会保険労務士などの委託先が該当する。
・　従って、税理士事務所や社労士事務所は、小規模であっても中小規模事業者には該当しない。

③  金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者

・　一般に金融庁の監督を受ける企業。多くの企業は該当しない。

④  個人情報取扱事業者

・　個人情報等データベース等を構成する個人の数が、５，０００を超える日が過去６か月以内に１日以上ある事業者をいう。

＜注＞

 １　上記①〜④に「・」を付して記述した説明文は、楠瀬による注記であり、ごく概略的な説明です。詳細については、他書を参照されたい。
２　従業員数１００人以下の企業のうち、「多くの企業は、中小規模事業者であること」、顧問契約等を締結している「税理士や社会保険労務士事務所は、小規模であっても中小規模事業者には該当しないこと」をご理解いただければ、十分です。

２　中小規模事業者が行うマイナンバー関連事務と法規制

①　マイナンバーに関し中小規模事業者が行う主な事務

ア　事業者が従業員等から個人番号の提供を受ける。
イ　給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書等に個人番号を記載して、税務署長や市区町村長に提出する。
ウ　健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等に記載して日本年金機構等に提出する。
エ　雇用保険被保険者資格取得届等に記載してハローワーク等に提出する。
オ　ｅｔｃ．

②　中小規模事業者が受けるマイナンバー法の規定

 上記①の事務を実施するにあたり、次のようなマイナンバー法の規定の適用を受ける。

 ア　特定個人情報の利用制限（番号法第９条・２８条） 

 ａ　社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務に限定
ｂ　必要な範囲を超えた特定個人情報ファイルの作成の制限

 イ　特定個人情報の安全管理措置（番号法第１２条）

 ａ　組織的安全管理措置
ｂ　人的安全管理措置
ｃ　物理的安全管理措置
ｄ　技術的安全管理措置

 ウ　特定個人情報の提供の制限（同法第１９条・２０条）

 ＜注＞

 １　特定個人情報とは、個人番号（マイナンバー）をその内容に含む個人情報
２　個人情報とは、個人情報保護法に定める個人情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（細部については他書参照）

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ここでは、中小規模事業者もマイナンバー等（特定個人情報）取扱規程を策定しなければならないのか、又策定するとしたらどのようなことを規定すればよいかについて論じます。

特定個人情報保護委員会は、そのＱ＆Ａ（Ｑ１３−２）において、中小規模事業者の取扱規程策定の要否に関し、次の様に述べています。

１　取扱要領明確化の方法

・　中小規模事業者には、必ずしも取扱規程等の策定は義務付けられていない。
・　取扱規程を策定しない場合、口頭による明確化のほか、業務マニュアル、業務フロー図、チェックリスト等による明確化が考えられる。

２　明確化すべき事項

①　特定個人情報等の取扱い方法

※　特定個人情報等とは、個人番号及び個人情報をいう。

②　事務取扱担当者や事務取扱責任者の明確化

３　結　論

上述のように業務マニュアル等による取扱要領の策定も考えられる。しかしながら、文書により明確化する場合、取扱規程を策定するのに比して大きな実質的相違はないように思われる。
よって、楠瀬労務管理オフィスでは、中小規模事業者にも取扱規程の策定をお勧めしている。

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１　特的個人情報の管理要領

特定個人情報の管理要領を決定するにあたり、最も基本的な判断事項は、これをを情報管理システム（社内又は社外）で行うか、紙ベースで行うかの判断と考えられます。

①　代替案

Ａ案……取得から廃棄までの全てを情報管理システムで行う。

Ａ−１案……社内情報管理システムにより管理する。

Ａ−２案……社外情報管理システム（クラウド等）により管理する。

Ｂ案……取得は紙ベースで行うが、それ以降は情報管理システムで行う。

Ｂ−１案……社内情報管理システムにより管理する。

Ｂ−２案……社外情報管理システム（クラウド等）により管理する。

Ｃ案……取得から廃棄までの全てを紙ベースで行う。

Ｄ案……も取得・保管・管理の全てを社外に委託する。

②　代替案の選択

中小規模事業者と言っても、その規模や諸事情は様々です。

よっていずれの案を採用するかは、事業者ごとに判断することになります。

楠瀬労務管理オフィスは、いずれの案にも対応しますが、小規模企業様には、全てを紙ベースで行うＣ案をお勧めします。

Ｃ案は、コンピュータを組織的には使わない分、わずらわしさが少ないので、小規模企業には特におすすめです。

２ 　特定個人情報取扱規程等の主要内容（一例）

それでは、具体的に特定個人情報取扱規程に何を定めるべきか、主要内容について考えて見ましょう。

楠瀬労務管理オフィスでは、次の様に主要内容を考えています。

①　総　　則

・　当社が個人番号を取り扱う事務の範囲
・　当社が取り扱う個人情報等の範囲

②　安全管理措置

ア　組織的安全管理措置・人的安全管理措置

・　事務取扱責任者
・　事務取扱担当者
・　その他

イ　物理的安全管理措置

・　特定個人情報を取り扱う区域の管理
・　機器・電子媒体等の盗難等の防止
・　電子媒体等の持ち出し　ｅｔｃ．

ウ　技術的安全管理措置

・　アクセス制御等
・　外部からの不正アクセス等の防止
・　情報漏えい等の防止

③　特定個人情報の取得

・　特定個人情報の利用目的及びその通知
・　個人番号提供の要求及びその時期等
・　本人確認　ｅｔｃ．

④　特定個人情報の利用・保管・提供

・　個人番号の利用制限
・　得敵陣情報ファイルの作成の制限
・　特定個人情報の保管制限
・　特定個人情報の提供制限

⑤　特定個人情報の開示・利用停止等

⑥　特定個人情報の廃棄・削除

⑦　特定個人情報の取扱いの委託

・　国民年金第３号被保険者の個人番号の収集等
・　委託先の安全管理措置

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マイナンバー等、特定個人情報の取扱いは、企業にとって大変センシティブな事柄です。

就業規則等に必要な規定を置いて、しっかり労務管理を行いたいものです。

それでは、就業規則にどのようなことを定めるべきでしょうか。楠瀬労務管理オフィスが考える主要改定事項は次のとおりです。

１　採用手続

・　採用内定者からあらかじめ個人番号を受け取れるように、「採用内定者」の位置づけを明確にします。（必要な会社のみ）

２　採用時の提出書類

・　採用時に提出すべき書類としてマイナンバー関係の書類を盛り込みます。

３　個人番号の利用目的

・　個人番号の利用目的は、就業規則以外の方法でも示せますが、その他の提出書類の利用目的と同様に就業規則に規定するのがベターです。

４　特定個人情報の保護

・　会社や取引先の情報、個人情報の保護と同様に特定個人情報の保護に関する規定を盛り込みます。

・　また、特定個人情報取扱規程への委任規定を置くことも重要です。

５　教育訓練

・　その他の会社が行う教育訓練と同様に、特定個人情報等に関する訓練への参加義務を規定します。

６　懲戒事由

・　悪質な特定個人情報保護義務違反は、懲戒解雇の対象にするなど会社の厳しい姿勢を打ち出しましょう。

・　上記４の特定個人情報取扱規程への委任規定がここで効いてきます。

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