Ⅳ 特定個人情報等取扱規程の策定

1 特的個人情報の管理要領

特定個人情報の管理要領を決定するにあたり、最も基本的な判断事項は、これをを情報管理システム(社内又は社外)で行うか、紙ベースで行うかの判断と考えられます。

① 代替案

A案……取得から廃棄までの全てを情報管理システムで行う。

A−1案……社内情報管理システムにより管理する。

A−2案……社外情報管理システム(クラウド等)により管理する。

B案……取得は紙ベースで行うが、それ以降は情報管理システムで行う。

B−1案……社内情報管理システムにより管理する。

B−2案……社外情報管理システム(クラウド等)により管理する。

C案……取得から廃棄までの全てを紙ベースで行う。

D案……も取得・保管・管理の全てを社外に委託する。

② 代替案の選択

中小規模事業者と言っても、その規模や諸事情は様々です。

よっていずれの案を採用するかは、事業者ごとに判断することになります。

楠瀬労務管理オフィスは、いずれの案にも対応しますが、小規模企業様には、全てを紙ベースで行うC案をお勧めします。

C案は、コンピュータを組織的には使わない分、わずらわしさが少ないので、小規模企業には特におすすめです。

  特定個人情報取扱規程等の主要内容(一例)

それでは、具体的に特定個人情報取扱規程に何を定めるべきか、主要内容について考えて見ましょう。

楠瀬労務管理オフィスでは、次の様に主要内容を考えています。

① 総  則

・ 当社が個人番号を取り扱う事務の範囲
・ 当社が取り扱う個人情報等の範囲

② 安全管理措置

ア 組織的安全管理措置・人的安全管理措置

・ 事務取扱責任者
・ 事務取扱担当者
・ その他

イ 物理的安全管理措置

・ 特定個人情報を取り扱う区域の管理
・ 機器・電子媒体等の盗難等の防止
・ 電子媒体等の持ち出し etc.

ウ 技術的安全管理措置

・ アクセス制御等
・ 外部からの不正アクセス等の防止
・ 情報漏えい等の防止

③ 特定個人情報の取得

・ 特定個人情報の利用目的及びその通知
・ 個人番号提供の要求及びその時期等
・ 本人確認 etc.

④ 特定個人情報の利用・保管・提供

・ 個人番号の利用制限
・ 得敵陣情報ファイルの作成の制限
・ 特定個人情報の保管制限
・ 特定個人情報の提供制限

⑤ 特定個人情報の開示・利用停止等

⑥ 特定個人情報の廃棄・削除

⑦ 特定個人情報の取扱いの委託

・ 国民年金第3号被保険者の個人番号の収集等
・ 委託先の安全管理措置

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