１　特的個人情報の管理要領

特定個人情報の管理要領を決定するにあたり、最も基本的な判断事項は、これをを情報管理システム（社内又は社外）で行うか、紙ベースで行うかの判断と考えられます。

①　代替案

Ａ案……取得から廃棄までの全てを情報管理システムで行う。

Ａ−１案……社内情報管理システムにより管理する。

Ａ−２案……社外情報管理システム（クラウド等）により管理する。

Ｂ案……取得は紙ベースで行うが、それ以降は情報管理システムで行う。

Ｂ−１案……社内情報管理システムにより管理する。

Ｂ−２案……社外情報管理システム（クラウド等）により管理する。

Ｃ案……取得から廃棄までの全てを紙ベースで行う。

Ｄ案……も取得・保管・管理の全てを社外に委託する。

②　代替案の選択

中小規模事業者と言っても、その規模や諸事情は様々です。

よっていずれの案を採用するかは、事業者ごとに判断することになります。

楠瀬労務管理オフィスは、いずれの案にも対応しますが、小規模企業様には、全てを紙ベースで行うＣ案をお勧めします。

Ｃ案は、コンピュータを組織的には使わない分、わずらわしさが少ないので、小規模企業には特におすすめです。

２ 　特定個人情報取扱規程等の主要内容（一例）

それでは、具体的に特定個人情報取扱規程に何を定めるべきか、主要内容について考えて見ましょう。

楠瀬労務管理オフィスでは、次の様に主要内容を考えています。

①　総　　則

・　当社が個人番号を取り扱う事務の範囲
・　当社が取り扱う個人情報等の範囲

②　安全管理措置

ア　組織的安全管理措置・人的安全管理措置

・　事務取扱責任者
・　事務取扱担当者
・　その他

イ　物理的安全管理措置

・　特定個人情報を取り扱う区域の管理
・　機器・電子媒体等の盗難等の防止
・　電子媒体等の持ち出し　ｅｔｃ．

ウ　技術的安全管理措置

・　アクセス制御等
・　外部からの不正アクセス等の防止
・　情報漏えい等の防止

③　特定個人情報の取得

・　特定個人情報の利用目的及びその通知
・　個人番号提供の要求及びその時期等
・　本人確認　ｅｔｃ．

④　特定個人情報の利用・保管・提供

・　個人番号の利用制限
・　得敵陣情報ファイルの作成の制限
・　特定個人情報の保管制限
・　特定個人情報の提供制限

⑤　特定個人情報の開示・利用停止等

⑥　特定個人情報の廃棄・削除

⑦　特定個人情報の取扱いの委託

・　国民年金第３号被保険者の個人番号の収集等
・　委託先の安全管理措置

→ 「中小企業のマイナンバー対応」トップ（目次）はこちら